Waarom leidinggevenden blijven meedoen in overleggen die hun leiderschap niet nodig hebben

Vervolg van het artikel

Overleggen bieden overzicht. Ze geven inzicht in ontwikkelingen, maken het mogelijk om snel beslissingen te nemen en voorkomen dat zaken langs elkaar heen lopen.

Voor veel leidinggevenden voelt het daarom vanzelfsprekend om aan te schuiven.

Maar wanneer je de agenda van veel leidinggevenden nauwkeuriger bekijkt, ontstaat een andere vraag.

Niet of er veel overleg is, maar of al die overleggen werkelijk hun leiderschap nodig hebben.

Aanwezigheid wordt snel vanzelfsprekend

Overleggen ontstaan meestal vanuit een goede bedoeling. Iemand nodigt een leidinggevende uit omdat een onderwerp belangrijk lijkt. Of omdat het prettig voelt wanneer de leidinggevende meedenkt.

In het begin lijkt dat logisch.

Een leidinggevende schuift aan, geeft richting, helpt een besluit verder. De aanwezigheid voelt waardevol en daarom blijft hij de volgende keer opnieuw op de uitnodiging staan.

Zo kan een overleg langzaam uitgroeien tot een vast moment in de agenda.

Niet omdat iemand bewust besluit dat het nodig is, maar omdat niemand meer stilstaat bij de vraag of het nog nodig is.

Overleggen kunnen verantwoordelijkheid verschuiven

Wanneer een leidinggevende regelmatig aanwezig is bij overleg, verandert de dynamiek van dat overleg.

Mensen richten hun vragen sneller op hem. Besluiten worden eerder naar hem toe getrokken. De groep kijkt onbewust naar de leidinggevende wanneer een knoop moet worden doorgehakt.

Wat begon als betrokkenheid, verandert langzaam in een patroon.

De leidinggevende wordt het punt waar het overleg omheen draait.

En precies daardoor verschuift verantwoordelijkheid.

Niet altijd zichtbaar, maar wel voelbaar.

Teams leren dat beslissingen pas echt definitief zijn wanneer de leidinggevende erbij zit.

De paradox van betrokken leidinggevenden

Veel leidinggevenden herkennen het moment waarop hun agenda voller wordt met overleg.

Niet omdat zij er bewust naar streven, maar omdat hun betrokkenheid gewaardeerd wordt. Mensen vinden het prettig wanneer een leidinggevende meedenkt, vragen stelt of helpt richting te geven.

Dat voelt als goed leiderschap.

Maar er zit een paradox in.

Hoe vaker een leidinggevende aanschuift, hoe moeilijker het wordt om weg te blijven. Zijn aanwezigheid wordt onderdeel van het proces. Overleggen worden rond zijn beschikbaarheid gepland.

Wat bedoeld was als betrokkenheid, kan zo veranderen in afhankelijkheid.

Afwezigheid kan leiderschap zichtbaar maken

Interessant genoeg gebeurt er vaak iets wanneer een leidinggevende een keer niet aanwezig is.

Een teamoverleg gaat toch door. Mensen bespreken het onderwerp met elkaar. Er wordt een besluit genomen zonder dat de leidinggevende erbij zit.

En vaak blijkt dat prima te werken.

In zulke momenten wordt zichtbaar dat het leiderschap van een organisatie niet alleen afhankelijk hoeft te zijn van de aanwezigheid van één persoon.

Sterker nog, soms ontstaat juist meer verantwoordelijkheid wanneer een leidinggevende niet automatisch aanschuift.

Leiderschap vraagt niet overal aanwezigheid

Dat betekent niet dat leidinggevenden geen rol hebben in overleg. Sommige momenten vragen wel degelijk om richting, besluitvorming of begrenzing.

Maar leiderschap betekent niet dat je overal bij moet zitten.

Het betekent dat je kiest waar je aanwezigheid werkelijk verschil maakt.

En dat vraagt soms dat je een andere vraag stelt wanneer een uitnodiging in je agenda verschijnt.

Niet: Is dit overleg belangrijk?

Maar: Is mijn aanwezigheid hier noodzakelijk?

Ruimte ontstaat door positie

Wanneer leidinggevenden bewuster gaan kijken naar hun aanwezigheid in overleg, verandert er vaak meer dan alleen hun agenda.

Teams nemen sneller verantwoordelijkheid. Overleggen worden korter en gerichter. Besluiten worden genomen op de plek waar het onderwerp ligt.

En de leidinggevende krijgt ruimte om zich te richten op datgene wat werkelijk bij zijn rol hoort.

Wat eerst voelde als betrokkenheid, blijkt dan soms gewoonte te zijn geweest.

Een gewoonte die pas zichtbaar wordt wanneer een leidinggevende besluit niet meer overal bij te zitten.

Afsluiting

Kijk eens naar een overleg dat deze week in je agenda staat.

Niet met de vraag of het belangrijk is, maar met een andere vraag:

Zou dit overleg ook doorgaan als ik er niet bij ben?

Het antwoord zegt vaak iets over de rol die jij in dat proces bent gaan vervullen.

• Waar hem staat moet ook haar gelezen worden