Structuur als Strategie – Hoe jij als schoolleider grip krijgt op je week, je werk en je welzijn

Voor veel schoolleiders is de schoolweek een aaneenschakeling van onafgemaakte taken, verschoven prioriteiten en vermoeidheid aan het einde van de dag. Niet omdat ze niet hard werken, maar omdat hun werkdag geen duidelijke structuur kent die past bij hun leiderschapsopdracht.

Ordenen is in de FOCUS-Formule™ geen kwestie van ‘mooier plannen’. Het is strategisch leiderschap. Want zonder ordening geen richting — en zonder richting geen rust.

De mythe van flexibiliteit

In het onderwijs zijn we geneigd om onszelf als ‘flexibel’ te bestempelen. We willen aanspreekbaar zijn, wendbaar zijn, beschikbaar zijn. Maar wat we flexibiliteit noemen, is vaak structurele onbegrensdheid.

Die voortdurende bereikbaarheid zorgt ervoor dat jij je eigen werk niet meer afkrijgt. En erger nog: het verhindert je om met focus en aandacht te bouwen aan waar het echt om draait.

Echte leiders creëren ruimte in hun agenda — én beschermen die ruimte. Ze zijn niet flexibel ten koste van zichzelf. Ze maken heldere keuzes in wanneer ze beschikbaar zijn, en wanneer niet. Dat is geen zwakte, maar leiderschap.

Ordenen is meer dan plannen

Als je ‘ordening’ hoort, denk je misschien aan planningen, weekroosters of Outlook-agenda’s. Maar ordenen gaat verder dan dat. Het is het proces waarin je:

• Prioriteiten vertaalt naar concrete tijdsblokken

• Ritme aanbrengt in je weekstructuur

• Bewust ruimte creëert voor strategisch en reflectief werk

Een goede weekindeling zorgt ervoor dat jij niet voortdurend hoeft te schakelen. Dat je weet wanneer je welke pet op hebt. En dat je agenda in lijn is met jouw missie als schoolleider — niet met de chaos van de dag.

Van reactief naar intentioneel

Leiderschap vraagt om intentioneel werken. Niet reageren, maar regelen. Niet overleven, maar vormgeven. En dat begint met een andere blik op je agenda.

Een paar kritische vragen:

• Wie vult jouw agenda op dit moment het meest: jijzelf of anderen?

• Heb jij vaste momenten geblokt voor strategisch werk?

• Hoeveel vergadertijd versus ‘denk’-tijd plan je per week?

Veel schoolleiders geven hun week over aan afspraken die vooral ingegeven zijn door anderen. Ordenen betekent: jij pakt die regie terug.

Drie kernprincipes van effectief ordenen

1. Werk met weekthema’s

Wissel je werkzaamheden niet per uur, maar per dag of dagdeel. Plan je maandag bijvoorbeeld voor teamontwikkeling, je dinsdag voor beleidszaken, je woensdag voor leerlingzorg. Zo werk je dieper en met meer focus.

2. Creëer focusblokken

Plan 1 tot 2 focusblokken per dag van minimaal 60 minuten. Geen vergaderingen, geen mail, geen onderbrekingen. Alleen jij en je belangrijkste taak. Dit is de ruimte waarin je bouwt aan wat echt telt.

3. Gebruik de 80/20-regel

Bepaal per week wat de 20% van je werk is die 80% van je resultaat bepaalt. Orden je agenda rondom die taken. De rest mag naar de marge — of naar iemand anders.

Wat je wél moet plannen (en wat niet)

Veel schoolleiders plannen vooral vergaderingen, gesprekken en verplichte afspraken. Maar écht leiderschap ontstaat juist in de ruimte die je zélf creëert.

Wat wél in je agenda hoort:

• Strategietijd: blokken waarin je werkt aan schoolontwikkeling, jaarplannen, visie.

• Reflectietijd: wekelijks moment om bij te sturen en te evalueren.

• Energieherstel: pauzes, lunch buiten de deur, ademruimte.

Wat je zoveel mogelijk moet schrappen of beperken:

• Overleggen zonder duidelijke uitkomst of besluit.

• Tussendoorvragen die ook per mail kunnen.

• Alles wat geen directe link heeft met jouw opdracht als schoolleider.

Maar... er is toch altijd gedoe?

Natuurlijk is geen week in het onderwijs volledig voorspelbaar. Ziekte, calamiteiten, onverwachte situaties — ze horen erbij. Maar dat is precies waarom ordenen zo belangrijk is. Hoe minder ruis je inbouwt, hoe meer mentale ruimte je hebt om flexibel te reageren op het onvoorziene.

Met andere woorden: hoe beter je ordent, hoe beter je kunt schakelen.

En dat maakt je niet minder beschikbaar, maar juist krachtiger als leider. Want je reageert dan niet meer vanuit haast, maar vanuit rust en overzicht.

Ordenen is leiderschap zichtbaar maken

Een goed geordende werkweek straalt uit wat je belangrijk vindt. Jouw team ziet het verschil tussen ‘druk’ zijn en ‘gericht’ werken. Als jij bewust ruimte maakt voor rust, reflectie en strategisch werk, nodig je jouw team impliciet uit om hetzelfde te doen.

Ordening is besmettelijk. En dat is precies wat onderwijskundig leiderschap nodig heeft.

Wat kun je morgen al doen?

Kleine stappen, grote impact. Probeer dit morgen al:

👉 1. Plan één focusblok van 60 minuten Bescherm het. Zet je mail uit. Sluit je deur. Werk aan dat wat belangrijk is.

👉 2. Maak een ‘STOP’-lijst Wat ga je deze week níet meer doen? Welke overleggen, gewoontes of taken kun je schrappen of delegeren?

👉 3. Reflecteer op je ritme Wanneer in de week ben je het meest energiek? Plan daar je moeilijkste taken.

Tot slot

Ordenen is geen trucje. Het is geen agenda-hack. Het is een fundamentele leiderschapshouding: jij bepaalt wat telt, en jij organiseert je tijd daarnaar.

Want tijd heb je niet. Tijd maak je. En leiderschap begint bij keuzes maken over die tijd.

Morgen gaan we verder met stap 3 van de FOCUS-Formule™: Concretiseren. Hoe vertaal je abstracte doelen naar concrete acties die je echt uitvoert?

Maar vandaag: orden. En ontdek wat het je oplevert.